Hướng Dẫn Quản Lý Đơn Hàng

Quản lý đơn hàng

Xem danh sách và xử lý đơn hàng

Tổng quan quản lý đơn hàng

• Quản lý đơn hàng: Xem danh sách tất cả đơn hàng, lọc theo trạng thái, tên khách hàng, thời gian và xử lý đơn hàng.

• Cập nhật trạng thái: Duyệt đơn, chuẩn bị hàng và chuyển sang trạng thái giao hàng để hoàn tất quy trình.

01	Mở menu Đơn hàng Trong dashboard, mở mục Đơn hàng trên thanh menu bên trái để truy cập các chức năng quản lý đơn hàng.
02	Chọn Quản lý đơn hàng Nhấn vào "Quản lý đơn hàng" trong menu con để xem trang tổng quan với thống kê và danh sách đơn hàng.
03	Sử dụng bộ lọc Sử dụng các bộ lọc để tìm đơn hàng: Trạng thái (tất cả/chờ xử lý/hoàn thành), Tên khách hoặc mã đơn hàng, Từ ngày - Đến ngày, và Số lượng/trang.
04	Xem thông tin đơn hàng Mỗi dòng đơn hàng hiển thị: Sản phẩm (hình ảnh và tên), Tổng tiền, Trạng thái, Thời gian giao hàng, Thông tin giao hàng (email, SĐT, địa chỉ), và Hành động.
05	Xem chi tiết đơn hàng Nhấn vào biểu tượng mắt (👁) ở cột Hành động để mở popup chi tiết đơn hàng với đầy đủ thông tin.

Xử lý đơn hàng

Cập nhật trạng thái và hoàn tất đơn hàng

Quy trình xử lý đơn hàng

• Bước 1 - Duyệt lại: Kiểm tra thông tin đơn hàng, khách hàng và sản phẩm.

• Bước 2 - Chuẩn bị hàng: Đóng gói sản phẩm và cập nhật trạng thái "Đang chuẩn bị hàng".

• Bước 3 - Giao hàng: Chuyển đơn hàng cho đơn vị vận chuyển và cập nhật trạng thái "Đang giao hàng".

06	Popup chi tiết đơn hàng Popup hiển thị Mã đơn hàng, Ngày đặt, Tổng tiền, và 3 nút hành động: Duyệt lại, 📄 Chuẩn bị hàng, 🚚 Giao hàng.
07	Thông tin khách hàng & giao hàng Thông tin khách hàng: Email, số điện thoại, mã số thuế. Thông tin giao hàng: Tên người nhận, số điện thoại, địa chỉ giao hàng chi tiết (số nhà, phường, quận, thành phố).
08	Sản phẩm đơn hàng Phần "Sản phẩm đơn hàng" hiển thị danh sách sản phẩm với hình ảnh, tên, mô tả chi tiết và giá tiền từng sản phẩm.
09	Chuẩn bị hàng Sau khi kiểm tra thông tin, nhấn nút 📄 Chuẩn bị hàng (màu cam) để cập nhật trạng thái đơn hàng sang "Đang chuẩn bị hàng".
10	Giao hàng Khi đã đóng gói xong, nhấn nút 🚚 Giao hàng (màu xanh dương) để chuyển đơn hàng sang trạng thái "Đang giao hàng" và hoàn tất quy trình xử lý.

Quy trình chuẩn bị hàng hóa

Đóng gói và bàn giao cho đơn vị vận chuyển

Tổng quan quy trình chuẩn bị hàng

• Đóng gói hàng hóa: Chuẩn bị và đóng gói theo tiêu chuẩn vận chuyển, đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn.

• Bàn giao logistics: Giao hàng cho đơn vị vận chuyển và cập nhật thông tin vận đơn lên hệ thống.

• Cung cấp chứng từ: Chuẩn bị đầy đủ hóa đơn và chứng từ thương mại khi được yêu cầu.

Đóng gói hàng hóa

Người bán chuẩn bị và đóng gói hàng hóa theo đúng tiêu chuẩn vận chuyển, đảm bảo:

Hàng hóa nguyên vẹn, đúng chủng loại, số lượng
Bao bì phù hợp với đặc tính sản phẩm

Tiêu chuẩn đóng gói theo quy định Hàn Quốc (한국 포장 기준):

• Bảo vệ sản phẩm: Sử dụng bao bì và vật liệu đệm (bubble wrap, foam, giấy kraft, túi chống sốc) để chống va đập, rung lắc, bảo vệ khỏi ẩm và bụi. Với sản phẩm dễ vỡ: double-boxing (hộp trong và hộp ngoài) hoặc ít nhất thêm lớp đệm dày, bảo vệ các góc cạnh.
• Không gian trống & lớp bao bì: Tỉ lệ không gian trống trong gói hàng (kể cả vật liệu lấp) không được vượt quá 50% tổng thể tích gói. Nếu tổng kích thước (dài + rộng + cao) ≤ 50cm thì được miễn quy định này. Chỉ sử dụng một lớp bao bì dùng một lần ở lớp bên ngoài (theo Luật mới từ 30/4/2024).
• Bao bì & cấu trúc: Sử dụng carton sóng (corrugated cardboard) có độ bền cao, chịu được tải, bấm mép và góc tốt. Không dùng hộp giấy cũ đã bị ẩm, móp méo hay suy giảm độ bền. Dán băng keo theo kiểu "H-tape" (đóng kín đường giữa và hai đường dọc cạnh để hộp không bung khi va đập).
• Nhãn dán & thông tin: Dán nhãn vận chuyển rõ ràng với đầy đủ thông tin: mã đơn hàng, địa chỉ người nhận, số điện thoại. Nếu sản phẩm dễ vỡ: gắn nhãn "Fragile / 취급주의" rõ ràng trên nhiều mặt của bao bì. Với phụ kiện kèm theo: dán nhãn rõ "parts/tools", số thứ tự nếu có nhiều bộ phận. Bao bì ngoài phải có thông tin nhà sản xuất, hướng dẫn sử dụng, cảnh báo bằng tiếng Hàn (한글).
• KC Certification: Nếu sản phẩm thuộc nhóm sản phẩm an toàn, điện tử, trẻ em... thì cần KC Mark / KC Number — phải có logo hoặc số chứng nhận này rõ ràng trên sản phẩm hoặc bao bì ngoài.
• Kích thước & trọng lượng: Tuân thủ quy định của đơn vị vận chuyển về kích thước tối đa và trọng lượng cho phép. Sản phẩm gửi kho (Fulfillment Center) cần tuân theo giới hạn về kích thước & trọng lượng để tránh bị từ chối nhập kho.
• Kiểm tra trước khi giao: Xác nhận lại số lượng, chủng loại sản phẩm, các bộ phụ kiện kèm theo (nếu có), địa chỉ nhận hàng và thông tin liên hệ trước khi niêm phong và bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Đảm bảo không thiếu linh kiện, không bị hỏng, không có loại sai.

[LƯU Ý QUAN TRỌNG] Đóng gói cẩn thận giúp giảm thiểu rủi ro hư hỏng trong quá trình vận chuyển và tăng độ hài lòng của khách hàng. Người bán chịu trách nhiệm về tình trạng hàng hóa khi giao cho đơn vị vận chuyển. Việc không tuân thủ các quy định về tỉ lệ không gian trống, lớp bao bì, hoặc thiếu thông tin tiếng Hàn có thể dẫn đến việc hàng hóa bị từ chối nhận, yêu cầu đóng gói lại, hoặc bị phạt theo quy định của nền tảng và pháp luật Hàn Quốc.

Giao hàng cho đơn vị logistics

Sau khi hoàn tất đóng gói, người bán tiến hành bàn giao hàng hóa cho đơn vị vận chuyển nội địa Hàn Quốc hoặc đơn vị logistics đã được chỉ định để vận chuyển tới kho SeoulBuy.

Quy trình bàn giao:

Chọn đơn vị vận chuyển: Lựa chọn một trong các đơn vị vận chuyển nội địa Hàn Quốc được hỗ trợ (xem danh sách ở bước 03). Đảm bảo đơn vị được chọn có thể vận chuyển hàng tới địa chỉ kho SeoulBuy.
Đặt dịch vụ vận chuyển: Liên hệ với đơn vị vận chuyển để đặt dịch vụ, cung cấp địa chỉ kho SeoulBuy làm địa chỉ nhận hàng. Nhận mã vận đơn (tracking number) từ đơn vị vận chuyển.
Bàn giao hàng hóa: Giao hàng đã đóng gói cho đơn vị vận chuyển tại điểm nhận hàng hoặc điểm tập kết của họ. Đảm bảo nhận được biên lai vận chuyển hoặc xác nhận đã nhận hàng từ đơn vị.
Cập nhật thông tin lên hệ thống: Ngay sau khi nhận được mã vận đơn, người bán cần nhập đầy đủ thông tin vào hệ thống SeoulBuy bao gồm:
- Tên đơn vị vận chuyển (chọn từ danh sách hoặc nhập chính xác)
- Mã vận đơn (tracking number)
- Ngày giao hàng cho đơn vị vận chuyển
Xác nhận trạng thái: Sau khi nhập thông tin và lưu, hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái đơn hàng sang "Đang giao hàng". Người bán và khách hàng có thể theo dõi tiến trình vận chuyển thông qua mã vận đơn.

[LƯU Ý] Việc nhập thông tin vận chuyển chính xác và kịp thời giúp hệ thống theo dõi đơn hàng hiệu quả và đảm bảo hàng hóa được nhận tại kho đúng thời gian. Nếu không cập nhật thông tin vận chuyển, đơn hàng có thể bị trì hoãn hoặc không được xử lý đúng cách.

Nhập thông tin vận đơn

Yêu cầu công khai theo quy định TMĐT

Khi phát sinh vận chuyển, hệ thống cần công khai tối thiểu: tên đơn vị vận chuyển, mã vận đơn, ngày bàn giao, thời gian chuẩn bị, ETA, phí vận chuyển và kênh hỗ trợ.

TODO: Link tới “Quy trình giao nhận – vận chuyển (mục 3)” và tham chiếu Điều 33 NĐ 52/2013/NĐ-CP.

Trong popup chi tiết đơn hàng, tìm phần "Thông tin vận chuyển" và điền:

Tên đơn vị vận chuyển (VD: CJ Logistics, Hanjin, Korea Post...)
Mã vận đơn (tracking number) do đơn vị logistics cung cấp

Danh sách đơn vị vận chuyển nội địa (Hàn Quốc) dùng để vận chuyển hàng tới kho: hãy chọn đúng tên đơn vị khi điền vào hệ thống.

Tên (EN)	Tên (KR)
CJ Logistics	CJ대한통운
Lotte Global Logistics	롯데택배
Hanjin Express	한진택배
Korea Post	우체국택배
Logen Courier	로젠택배
CU Post	CU편의점택배
GS Post	GS25반값택배/포스트박스 택배
Kyungdong Parcel	경동택배
Dongbu Parcel	동부택배

Sau đó nhấn "Lưu thông tin" để cập nhật.

Cung cấp chứng từ hàng hóa

Trong trường hợp được yêu cầu, người bán có trách nhiệm cung cấp đầy đủ các chứng từ liên quan đến hàng hóa để phục vụ quá trình vận chuyển và đối soát:

Hóa đơn VAT (nếu có)
Chứng từ thương mại (invoice, packing list...)
Giấy chứng nhận (CO, CQ...) đối với sản phẩm đặc biệt

Chứng từ đầy đủ giúp quá trình thông quan và vận chuyển quốc tế diễn ra thuận lợi hơn.

Xác nhận giao hàng thành công

Sau khi hàng hóa được giao đến kho SeoulBuy, hệ thống sẽ:

Kiểm tra và xác nhận hàng hóa đã nhận
Cập nhật trạng thái đơn hàng sang "Đã nhận tại kho"
Gửi thông báo cho người bán qua email/dashboard

Người bán có thể theo dõi trạng thái này trong phần Quản lý đơn hàng.

Đối soát và thanh toán

Quy trình đối soát và thanh toán cho người bán

Tổng quan quy trình đối soát

• Đối soát đơn hàng: SeoulBuy kiểm tra tình trạng đơn hàng, doanh thu thực tế và các khoản phí sau khi giao hàng thành công.

• Thanh toán doanh thu: Thực hiện thanh toán theo thỏa thuận hợp tác và phương thức đã ký kết.

• Xuất hóa đơn: Người bán xuất hóa đơn theo quy định pháp luật hiện hành (nếu thuộc đối tượng).

01	Đối soát đơn hàng Sau khi đơn hàng được giao thành công và hết thời gian xử lý khiếu nại (nếu có), SeoulBuy tiến hành đối soát: Tình trạng đơn hàng: Xác nhận đơn hàng đã hoàn tất Doanh thu thực tế: Tính toán doanh thu sau khi trừ các khoản hoàn trả (nếu có) Các khoản phí liên quan: Phí nền tảng, phí vận chuyển, phí dịch vụ... Thời gian đối soát thường diễn ra vào cuối tháng hoặc theo chu kỳ thỏa thuận trong hợp đồng.
02	Xem báo cáo doanh thu Người bán có thể xem báo cáo chi tiết trong phần "Doanh thu" trên dashboard: Tổng doanh thu theo kỳ Chi tiết từng đơn hàng đã đối soát Các khoản phí đã trừ Số tiền thực nhận Nhấn vào "Xuất báo cáo" để tải file Excel chi tiết.
03	Thanh toán doanh thu Căn cứ kết quả đối soát, SeoulBuy thực hiện thanh toán doanh thu cho người bán theo: Thỏa thuận hợp tác: Chu kỳ thanh toán đã ký kết (hàng tuần/tháng) Phương thức thanh toán: Chuyển khoản ngân hàng đã đăng ký Thời gian xử lý: 3-5 ngày làm việc sau khi đối soát Người bán sẽ nhận được email thông báo khi khoản thanh toán được chuyển.
04	Lịch sử thanh toán Trong phần "Công nợ", người bán có thể xem: Lịch sử các lần thanh toán Trạng thái thanh toán (đang xử lý/hoàn tất) Số tiền đã nhận Ngày chuyển khoản Mã giao dịch tham chiếu
05	Xuất hóa đơn Người bán có trách nhiệm xuất hóa đơn theo quy định pháp luật hiện hành (nếu thuộc đối tượng phải xuất hóa đơn): Hóa đơn VAT: Xuất cho từng đơn hàng hoặc theo kỳ đối soát Thông tin đầy đủ: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, dịch vụ/sản phẩm Gửi hóa đơn: Upload lên hệ thống hoặc gửi qua email tài chính Hóa đơn cần được xuất trong vòng 7 ngày kể từ ngày thanh toán.

SELLER SUPPORT: SALES@SEOULBUY.COM

PAGE 01 - 04 / 04

END OF DOCUMENT / HAPPY SELLING

Quản lý đơn hàng

Tổng quan quản lý đơn hàng

Mở menu Đơn hàng

Chọn Quản lý đơn hàng

Sử dụng bộ lọc

Xem thông tin đơn hàng

Xem chi tiết đơn hàng

Xử lý đơn hàng

Quy trình xử lý đơn hàng

Popup chi tiết đơn hàng

Thông tin khách hàng & giao hàng

Sản phẩm đơn hàng

Chuẩn bị hàng

Giao hàng

Quy trình chuẩn bị hàng hóa

Tổng quan quy trình chuẩn bị hàng

Đóng gói hàng hóa

Tiêu chuẩn đóng gói theo quy định Hàn Quốc (한국 포장 기준):

Giao hàng cho đơn vị logistics

Quy trình bàn giao:

Nhập thông tin vận đơn

Yêu cầu công khai theo quy định TMĐT

Cung cấp chứng từ hàng hóa

Xác nhận giao hàng thành công

Đối soát và thanh toán

Tổng quan quy trình đối soát

Đối soát đơn hàng

Xem báo cáo doanh thu

Thanh toán doanh thu

Lịch sử thanh toán

Xuất hóa đơn